Over ons privacybeleid

De wetgeving op het gebied van privacy vinden wij zwaar overtrokken en vrijwel onwerkbaar, maar wij voldoen zo goed als mogelijk aan de soms nogal onduidelijke wettelijke eisen. Natuurlijk is privacy belangrijk. Dat staat buiten kijf. Maar voor ons is het vooral een kwestie van gezond verstand. De huidige wetgeving zorgt voor veel overbodige bureaucratische rompslomp en extra, vaak onnodige kosten voor kleinere bedrijven. En dat terwijn niemand echt lijkt te weten hoe je aan alle regels moet voldoen. De wetgever geeft geen voorbeelden voor de praktische uitvoering, waardoor iedereen maar wat van elkaar heeft overgeschreven. Dat gezegd hebbende, willen we je graag laten genieten van het hierna geconfabuleerde proza, dat helaas wel serieus genomen moet worden.

Privacybeleid meervilt! v.o.f.

versie 2.2 - ingangsdatum 22 mei 2018

Wij verwerken uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor het uitvoeren en verbeteren van onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over jou en jouw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen jouw gegevens nooit ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de dienstverlening van meervilt! v.o.f.. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is hierboven vermeld. Met het publiceren van deze versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over jou door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt, hoe lang ze worden bewaard en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan je uit op welke wijze wij jouw gegevens opslaan en hoe wij je gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten je hebt met betrekking tot de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als je vragen hebt over ons privacybeleid kan je contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken; je vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Webwinkelsoftware en webhosting

Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WordPress en WP-ecommerce, wij maken voor onze webhosting gebruik van Vimexx. De persoonsgegevens die jij aan ons beschikbaar stelt als je een bestelling plaatst in onze webwinkel, worden opgeslagen in een database op een server van Vimexx en worden daardoor per definitie automatisch met deze partij gedeeld. Vimexx heeft toegang tot deze gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden; zij zullen jouw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Vimexx en wijzelf hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van gegevens zoveel mogelijk te voorkomen, zoals de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Er worden regelmatig back-ups gemaakt om verlies van data te voorkomen. Wij vinden daardoor, en door het feit dat geen gevoelige gegevens zoals banknummers en wachtwoorden worden verwerkt, het risico van de verwerking van deze persoonsgegevens laag.

E-mail

Wij nemen e-maildiensten af van Vimexx, SMTP2GO en SendGrid. Mails en nieuwsbrieven die je ontvangt van meervilt.nl worden verzonden via de servers van één van deze bedrijven. Zij verwerken persoonsgegevens namens ons en gebruiken jouw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kunnen deze partijen metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. Jouw persoonsgegevens worden door Vimexx, SMTP2GO en SendGrid beveiligd opgeslagen. Vimexx, SMTP2GO en SendGrid kunnen meta-gegevens van onze e-mails gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen. Deze partijen hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van jouw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Vimexx, SMTP2GO en SendGrid hebben geen toegang tot onze postvakken en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk. Wij vinden het risico van de verwerking van deze persoonsgegevens laag.

Nieuwsbrief

Als je in onze webwinkel een bestelling plaatst, of als je in onze fysieke winkel iets koopt en daarbij tenminste je naam en mail-adres opgeeft, nemen wij je gegevens op in ons klantenbestand en daarmee ook automatisch in het mailbestand voor onze nieuwsbrief.

Je kunt ook zelf gevraagd hebben om toezending van onze nieuwsbrief door je op te geven via onze website. Je ontvangt dan een automatische bevestiging van je inschrijving. Je e-mailadres wordt vervolgens door ons ingevoerd in ons relatiebestand en daarbij visueel gecontroleerd door onze verantwoordelijke voor privacyzaken.

Onze nieuwsbrief wordt in beginsel ten hoogste één keer maand verzonden. Alleen in zeer bijzondere gevallen zullen wij bij wijze van uitzondering besluiten een extra nieuwsbrief te versturen. Onze nieuwsbrief bevat informatie die voor klanten van meervilt! van belang is: wijzigingen in onze bedrijfsinformatie en organisatie, nieuws over onze activiteiten, productinformatie, speciale aanbiedingen, winkelopeningstijden, aankondigingen van workshops, cursussen en evenementen. Onderaan elke nieuwsbrief die wij verzenden zie je een zogenaamde ‘unsubscribe’ link. Als je hier op klikt zal je geen nieuwsbrieven meer van ons ontvangen. Wij vinden het risico van de verwerking van deze persoonsgegevens laag.

Betalingsprocessors

Voor het afhandelen van betalingen in onze (web)winkel maken wij gebruik van het platform van betalingsprocessor MultiSafepay. Daarnaast maken wij voor bankoverschrijvingen gebruik van Triodos Bank en voor PIN-betalingen van myPOS, SumUp en iZettle. Wij accepteren geen betalingen met creditcards, maar op verzoek accepteren wij wel betalingen via betalingsprocessor PayPal. Onze betalingsprocessors kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, adres, postcode, woonplaats, land, e-mailadres, ordernummer, inhoud van de bestelling, totaalbedrag van de bestelling, IP-adres en natuurlijk je betaalgegevens zoals betaalmethode en rekeningnummer. De betalingsprocessors hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. De betalingsprocessors behouden zich het recht voor je gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan geanonimiseerde gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van de dienstverlening door de betalingsprocessors waarvoor zij derden inschakelen. De betalingsprocessors bewaren jouw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan. Wij vinden het risico van de verwerking van deze persoonsgegevens gemiddeld.

Verzenden en logistiek

Als je een bestelling bij ons plaatst, wil je meestal graag dat we die bij je laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van verschillende verzendbedrijven voor het uitvoeren van de leveringen, zoals DHL, PostNL, DPD, UPS. Deze verzendbedrijven schakelen wij in via het platform van SendCloud. Sendcloud heeft hiervoor verwerkingsovereenkomsten met de verzendbedrijven gesloten. Het is voor het uitvoeren van een verzendovereenkomst noodzakelijk dat Sendcloud je naam, adres, woonplaatsgegevens, e-mailadres en het betreffende ordernummer met deze bedrijven deelt. Hiervoor hebben wij aan Sendcloud toestemming gegeven. Soms moeten we ook door jou gegeven aanwijzingen delen met Sendcloud en de verzendbedrijven om een correcte levering mogelijk te maken. Zij gebruiken deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. Sendcloud heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van de dienstverlening waarvoor Sendcloud derden inschakelt. In het geval dat ook de verzendbedrijven weer onderaannemers inschakelen, stellen zij jouw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking. Wij vinden het risico van de verwerking van deze persoonsgegevens laag.

Klantbeoordelingen

Wij verzamelen klantbeoordelingen (reviews) via het platform van WebwinkelKeur. Als je een beoordeling achterlaat via WebwinkelKeur dan moet je een naam en je e-mailadres opgeven. Optioneel kan je het ordernummer vermelden waarop de beoordeling betrekking heeft. WebwinkelKeur deelt deze gegevens met ons, zodat wij de beoordeling bijvoorbeeld op onze website kunnen tonen. WebwinkelKeur publiceert de door jou opgegeven naam eveneens op de eigen website. In sommige gevallen kan WebwinkelKeur contact met je opnemen om een toelichting op jouw beoordeling te geven. WebwinkelKeur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. WebwinkelKeur behoudt zich het recht voor om ten behoeve van het leveren van de dienstverlening derden in te schakelen, hiervoor hebben wij aan WebwinkelKeur toestemming gegeven. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van de dienstverlening waarvoor WebwinkelKeur derden inschakelt. Wij vinden het risico van de verwerking van deze persoonsgegevens laag.

Administratie

Voor het bijhouden van onze order- en relatie-administratie maken wij gebruik van in eigen beheer ontwikkelde software op basis van een goed beveiligd database-systeem. Wij gebruiken de daarin opgeslagen klantengegevens uitsluitend ten behoeve van onze eigen dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de bestelling die je bij ons plaatst of de opdracht die je ons verstrekt of in meer algemene zin met het feit dat je klant bent bij ons. Wij leggen daarbij de volgende gegevens vast: (bedrijfs)naam, contactperso(o)n(en), geslacht tbv aanspreekvorm(en), adres(sen), postcode(s), woonplaats(en), land(en), e-mailadres(sen), telefoonnummer(s), url van je website(s) en/of andere presentatie(s) op internet, klantnummer(s), ordernummer(s), factuurnummer(s), inhoud van je bestelling(en), totaalbedrag(en) van je bestelling(en), gegevens over prijsafspraken en kortingen, betalingstermijn(en), betaalmethode(n), verzendmethode(n), correspondentie(s) en daaraan verbonden bijlagen en bestanden, jouw interesse in bepaalde producten, historie van aan jou verstuurde mailings, eventueel je BTW-nummer en KvK- of KPB-nummer, datum en tijd van eerste invoer en laatste bewerking van je gegevens, bijzonderheden en aanwijzingen die van belang zijn voor het uitvoeren van je bestellingen en het onderhouden van het contact. Wij slaan niet je IP-adres(sen) en rekeningnummer(s) op. Deze gegevens worden op onze eigen interne server opgeslagen en kunnen alleen binnen ons eigen netwerk benaderd en bewerkt worden door onze eigen medewerkers. Deze zijn tot geheimhouding verplicht en zij zullen jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. Je gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting. Er worden regelmatig back-ups gemaakt om verlies van data te voorkomen. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies en corruptie van gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Wij vinden het risico van de verwerking van deze persoonsgegevens laag.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door de webserver van onze website (logbestanden) worden verwerkt met het doel inzicht te krijgen in het functioneren van onze website en om onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld jouw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens. Wij vinden het risico van de verwerking van deze gegevens zeer laag.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan meervilt! v.o.f. op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen je gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren je gegevens en sommige back-ups daarvan in beginsel onbeperkt. Dit doen wij om ook na langere tijd de gegevens over vorige bestellingen en (product)vragen van onze klanten bij de hand te hebben. De praktijk leert dat veel klanten het zeer op prijs stellen dat wij deze informatie paraat hebben. Indien je ons echter expliciet laat weten dat je jouw gegevens wilt laten verwijderen uit ons bestand, zullen wij dit matuurlijk doen. Als je dit bij ons aangeeft, zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. In dat geval verwijderen we jouw gegevens of anonimiseren we deze. Houd er daarbij rekening mee dat wij op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen facturen met je (persoons)gegevens dienen te bewaren voor zolang de toepasselijke termijn loopt. In praktijk betekent dit dat wij facturen 7 jaar moeten bewaren. Wij bewaren deze facturen dan als PDF-bestand en verwijderen verder al jouw overige gegevens uit ons bestand, of anonimiseren deze, tenzij ook deze vallen onder een wettelijke bewaartermijn.

Jouw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heb je als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen je hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe je je op deze rechten kunt beroepen.

Je hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vermoedt dat wij jouw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of die daartoe herleidbaar zijn, in te zien. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op je verzoek. Als je verzoek wordt ingewilligd sturen wij je een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben. In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van je gegevens enkel naar jouw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat je de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, kunnen wij je vragen om je te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken; in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt je in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

Rectificatierecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op je verzoek. Als je verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Met betrekking tot het inzagerecht en rectificatierecht geldt dat je na het maken van afspraak welkom bent om op ons kantoor je eigen gegevens in te zien en zonodig te laten corrigeren.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op je verzoek. Als je verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens, tot je de beperking opheft, niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

Je heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op je verzoek. Als je verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over jou die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten.

Recht van bezwaar en overige rechten

Je hebt in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door of in opdracht van meervilt! v.o.f.. Als je bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van je bezwaar. Is je bezwaar gegrond dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan jou ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.

Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken jouw gegevens echter niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Door deze cookies wordt jouw computer door onze website herkend. Deze cookies zorgen er zo voor dat de inhoud van jouw winkelwagentje op de juiste wijze wordt bijgehouden en niet verward wordt met die van iemand anders. Dit zijn zogenaamde functionele cookies; zonder deze cookies zou onze webwinkel niet werken. Volgens de Nederlandse en Europese cookie-wetgeving is het daarom niet vereist om toestemming te vragen voor het gebruik van deze cookies. Deze cookies hebben bovendien een beperkte werkingsduur; ze worden na verloop van tijd automatisch gewist.

Op onze website wordt zeker geen gebruik gemaakt van tracking-cookies van advertentienetwerken of analyse-software. Wij laten op onze website geen advertenties toe van derden, zoals Google. Wij slaan bij het bezoeken van onze website ook niet ongevraagd informatie op die te koppelen is met of te herleiden is naar persoonsgegevens.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden te allen tijde het recht om ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vind je altijd de meest recente versie.

Wijzigingen t.o.v. versie 2.0 dd. 17-04-2018:
- risicobeoordelingen toegevoegd
- bewaartermijnen aangepast

Wijzigingen t.o.v. versie 2.1 dd. 22-05-2018:
- hosting provider vervangen door Vimexx
- inleiding aangepast

Contactgegevens

meervilt! v.o.f.
Jansweg 27–29
2011KL Haarlem
Nederland
31-(0)23-532 17 37
privacy@meervilt.nl
Contactpersoon voor privacyzaken: Luc Last

XXXXX